汕頭市潮陽實(shí)驗(yàn)學(xué)校教育慈善基金會
會計(jì)檔案管理制度

　　為規(guī)范汕頭市潮陽實(shí)驗(yàn)學(xué)校教育慈善基金會（以下簡稱基金會）會計(jì)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，使會計(jì)檔案管理工作規(guī)范化、制度化，以便及時(shí)地為財(cái)務(wù)工作者提供有價(jià)值的會計(jì)資料，保證基金會財(cái)務(wù)工作的順利運(yùn)行，根據(jù)《檔案管理制度》等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合基金會財(cái)務(wù)工作具體情況制定本辦法。

　　第一條 本辦法所指會計(jì)檔案是指基金會在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映基金會經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料。具體包括：
（一）會計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。
（二）會計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。
（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
（四）其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。
　　第二條 基金會會計(jì)檔案實(shí)行專人管理。會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理歸檔，并于每年6月30日前完成上一年度會計(jì)核算專業(yè)材料的立卷整理。
　　第三條 歸檔的會計(jì)核算專業(yè)材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)完整，圖文清晰，按照“類別-年度”進(jìn)行分類整理。
　　第四條 會計(jì)憑證類材料按照下列程序和方法進(jìn)行整理：
（一）一個(gè)年度內(nèi)的材料按照形成時(shí)間順序排列，按月裝訂成一冊或者數(shù)冊，一冊為一卷。
（二）原始憑證附在相應(yīng)的記賬憑證之后，過大或者過小的原始憑證應(yīng)當(dāng)通過折疊或者粘貼使其整齊規(guī)范。
　　第五條 會計(jì)賬簿類材料按照下列程序和方法進(jìn)行整理：
（一）一個(gè)年度內(nèi)不同種類的賬薄分別立卷，一本賬薄為一卷。
（二）訂本式賬薄應(yīng)當(dāng)保持賬薄本身的完整性，不得撤出賬中空白頁。
（三）活頁式賬薄應(yīng)當(dāng)撤出賬中空白頁，重新在有內(nèi)容記載的頁面上端編制頁碼，加裝賬薄封面和封底并裝訂，填寫賬薄封面項(xiàng)目。
　　第六條 財(cái)務(wù)報(bào)告類材料按照下列程序和方法進(jìn)行整理：
（一）一個(gè)年度內(nèi)的年度財(cái)務(wù)報(bào)告單獨(dú)立卷；季度和月度的財(cái)務(wù)報(bào)告依據(jù)數(shù)量情況，單獨(dú)或者合并立卷。
（二）會計(jì)報(bào)表應(yīng)當(dāng)打印或者折疊成A4規(guī)格，并將會計(jì)報(bào)表附注和財(cái)務(wù)情況說明書附在會計(jì)報(bào)表之后，在有內(nèi)容記載的頁面上編制頁碼。
　　第七條 其他類材料應(yīng)當(dāng)區(qū)分內(nèi)容和年度，參照財(cái)務(wù)報(bào)告類材料的整理方法進(jìn)行整理。
　　第八條 裝訂案卷時(shí)應(yīng)當(dāng)去除金屬物，采用線繩裝訂或者會計(jì)檔案專用裝訂機(jī)裝訂。裝訂后的案卷應(yīng)當(dāng)簽封，并在簽封騎縫處加蓋經(jīng)手人印章或財(cái)務(wù)專用章。
　　第九條 基金會當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，由會計(jì)人員保管會計(jì)檔案柜和鑰匙。出納人員不得兼管會計(jì)檔案。
　　第十條 利用會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：
（一）會計(jì)檔案不得外借。財(cái)務(wù)部門工作人員利用會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；其他人員因工作需要查閱或者復(fù)印會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門和檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
（二）利用會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)辦理登記手續(xù)。摘抄或者復(fù)印會計(jì)檔案的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)備注或說明使用原因。
（三）利用會計(jì)檔案原則上應(yīng)當(dāng)當(dāng)天歸還。檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，核對無誤后辦理利用注銷手續(xù)。
（四）嚴(yán)禁對利用的會計(jì)檔案進(jìn)行涂改、抽換、圈劃、批注或者造成污染、損毀。
　　第十一條 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分25年。會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。
　　第十二條 本辦法規(guī)定的會計(jì)檔案保管期限為25年。
　　第十三條 檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)通會計(jì)機(jī)構(gòu)對保管期滿的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。保管期滿的會計(jì)檔案除本辦法第十四條規(guī)定的情形外，可以按照一下程序銷毀：
（一）由基金會檔案管會同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊（見附件1）。
（二）基金會負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。
（四）監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告財(cái)務(wù)部門、檔案機(jī)構(gòu)和基金會負(fù)責(zé)人。
　　第十四條 保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。
　　第十五條 本制度由基金會財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋，自基金會第二屆第十四次理事會議過之日起執(zhí)行。
附件1：會計(jì)檔案銷毀清冊
 

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